в чем заключается суть унификации

Лекция № 2. Унификация и стандартизация документов. Системы документации

План:

1. Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Любой документ фиксируется совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов:

межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОРТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов: ГОСТ 7.32-01 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления; ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»; ГОС Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В стране, кроме того, действуют: унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.

Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК –11-911.

2. Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называется формуляром.

Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Формуляр, характерный для определенного вида документов называется типовым формуляром.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, заголовок, текст, печать и т.д.). Совокупность реквизитов расположенных определенным образом, составляет его формуляр. Различают реквизиты постоянные ипеременные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного вида документа.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

2. Что понимается под системой документации?

3. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

4. Понятия: реквизит, формуляр документа, типовой формуляр.

5. Что представляет собой стандарт, и какие виды стандартов применяются в нашей стране?

Источник

Унификация

Унифика́ция (от. лат. unus — один, facio — делаю; объединение) — приведение к единообразию, к единой форме или системе. [1]

Содержание

В технике

Унификация — установление оптимального числа размеров или видов продукции, процессов или услуг, необходимых для удовлетворения основных потребностей. [2]

Унификация — это распространённый и эффективный метод устранения излишнего многообразия посредством сокращения перечня допустимых элементов и решений, приведения их к однотипности. Унификация является разновидностью систематизации, которая преследует цель распределения предметов в определённом порядке и последовательности, образующей чёткую систему, удобную для пользования.

Унификация в процессе конструирования изделия — это многократное применение в конструкции одних и тех же деталей, узлов, форм поверхностей. Унификация в технологическом процессе — это сокращение номенклатуры используемого при изготовлении изделия инструмента и оборудования (например, все отверстия одного или ограниченного значений диаметров, всё обрабатывается только на токарном станке, применение одной марки материала).

Унификация позволяет повысить серийность операций и выпуска изделий и, как следствие, удешевить производство, сократить время на его подготовку. С другой стороны, унификация ведет к увеличению габаритов, массы, снижению КПД и т. п. вследствие не всегда оптимальных значений используемых параметров и изделий. Поэтому целесообразность повышения степени унификации должна подтверждаться, например, на основе сравнения разных вариантов технических решений и соответствующего им соотношения затрат и выгод.

Уровень унификации изделия определяется с помощью системы показателей, например, коэффициентом, равным отношению числа унифицированных (одинаковых) элементов к общему их количеству. Если в конструкции имеется несколько групп унифицированных элементов, то общий коэффициент обычно получается свёрткой. Возможна оценка степени унификации по отношению массы или стоимости унифицированных деталей к общей массе или стоимости всего изделия.

Заранее заложенная в конструкцию унификация упрощает последующее совершенствование таких изделий и их приспособление к новым условиям. Существуют следующие направления создания унифицированных конструкций:

Унификация может осуществляться до стандартизации, если её результаты не оформляются стандартом. Но стандартизация изделий и их частей обязательно предполагает их унификацию.

В праве

В математической логике

Унификация — подстановка значений вместо переменных при выводе логической формулы.

Источник

Значение слова «унификация»

[От лат. unus — один и facere — делать, создавать]

Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

УНИФИКА’ЦИЯ, и, ж. [от латин. unio — единство и facere — делать] (книжн.). Приведение к единообразию, к единой норме, единой форме. У. тарифов. У. орфографии.

Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

унифика́ция

1. книжн. действие по значению гл. унифицировать; приведение к единообразию, к единому виду ◆ Покупателю всё-таки хочется определённой индивидуальности, несмотря на унификацию моделей. Валерий Чусов, «Переплёт», 2002 г. // «Автопилот» (цитата из НКРЯ)

Фразеологизмы и устойчивые сочетания

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.

Насколько понятно значение слова заклание (существительное):

Ассоциации к слову «унификация&raquo

Синонимы к слову «унификация&raquo

Предложения со словом «унификация&raquo

Цитаты из русской классики со словом «унификация»

Сочетаемость слова «унификация&raquo

Какой бывает «унификация»

Понятия со словом «унификация»

Отправить комментарий

Дополнительно

Предложения со словом «унификация&raquo

Это было началом процесса унификации и стандартизации видов и форм документов.

Это делается в целях унификации условий брожения во всей таре.

В последнее время наблюдается тенденция к сближению, к унификации норм торгового права не только в пределах одного государства, но и в международном масштабе.

Синонимы к слову «унификация&raquo

Ассоциации к слову «унификация&raquo

Сочетаемость слова «унификация&raquo

Какой бывает «унификация»

Морфология

Правописание

Карта слов и выражений русского языка

Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.

Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.

Сайт оснащён мощной системой поиска с поддержкой русской морфологии.

Источник

В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?

ВРоссии к началу XVII века первым сложилось приказноеделопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Доку­менты имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизвод­ство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ве­давшие отдельными отраслями государственного управ­ления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX века коллегии были заменены мини­стерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопро­изводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

Исходные понятия делопроизводства

В годы Советской власти было выработано делопро­изводство, характерное для централизованного управле­ния народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, вне­дрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информацион­ных элементов документов. Была предпринята попыт­ка внедрения Единой государственной системы дело­производства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществля­лось освоение унифицированных систем документа­ции, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопро­изводства, базируясь на Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?

Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере че­ловеческой деятельности, называется системой доку­ментации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определен­ной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

Обязательным условием организационной иуп­равленческой деятельности на предприятиях, в организациях является документирование. Организация и уп­равление характеризуются разнообразием и повторя­емостью рабочих ситуаций и предпринимаемых дейст­вий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стан­дартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправ­данного многообразия документов, приведение к еди­нообразию их форм, структуры, языковых конструк­ций и операций по обработке, учету и хранению.

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопро­изводстве. Результаты разработки при этом оформля­ются в виде межгосударственных (ГОСТ), государ­ственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, организаций независимо от формы собственности (СТП).

Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торго­вой, снабженческо-сбытовой и др.).

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифици­рованная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Источник

Что такое унификация? Цель, виды, понятие

Изучая процесс стандартизации, обязательно сталкиваешься с отождествленным термином «унификация». Что такое означает данное определение, когда его необходимо употреблять и каким образом термин связан со стандартизацией, будет описано ниже.

Раскрытие понятия

Эффективным этапом стандартизации является унификация. Такая реформация приводит объекты к однотипности благодаря формированию оптимального числа их разновидностей. В результате появляется возможность снижения производственных тарифов новых изделий, увеличение уровня автоматизации процессов и уровня серийности.

Систематизация – распределение рассматриваемых объектов в определенной очередности, которая упрощает систему их применения. Показатель унификации зависит от индекса системы, где коэффициент использования на уровне типоразмеров является ключевым.

Взаимосвязанные элементы

Понятие унификации затрагивает различные виды продукции и конструктивные элементы производства, а также технологические процессы. Благодаря данному процессу появляется рациональное единообразие в системе, расширяется кооперирование подразделений организации, применяются прогрессивные технологии, достигается экономия трудовых и материальных ресурсов, сокращаются сроки разработки и освоения новых видов продукции.

Унификация может проводиться в документации, отчетах и планировании. Принято различать отраслевую, заводскую и межотраслевую унификацию. Отраслевая включает номенклатуру изделий, выпускаемых несколькими учреждениями, заводская – одним предприятием, межотраслевая – составные части изделий общего промышленного назначения. Унификации свойственны коэффициенты применяемости и повторяемости.

Стандартизация и унификация

Основная часть информации управленческого характера представлена в виде документов. Для процесса управления характерно многообразие и дублирование рабочих ситуаций, а также существующий перечень типичных действий по решению возникающих проблем. С течением времени появляется неоправданно большое количество документов, которые нуждаются в преобразовательном процессе.

Эффективность (с экономической точки зрения) стандартизации и унификации документооборота представляется в уменьшении финансовых затрат на изготовление, разработку и оформление документов с последующей их обработкой. Унификация выражается в решении задач по совершенствованию содержания и форм деловых бумаг. Объектами унификации документа являются его форма и состав (реквизиты).

Задачи преобразования

Совершенствование содержания документа при унификации должно происходить через отбор соответствующих назначению документа атрибутов, а при стандартизации – через установление единых требований к реквизитам.

Что такое унификация? Это деятельность, направленная на установление характеристик и правил в целях их многократного применения в работе, что дает упорядоченность в производственных сферах, повышает конкурентоспособность продукции или услуг. Задача по повышению информативности и унификации документов по форме и содержанию решается благодаря стандартизации.

Основа разработки

Госстандарт России «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30) – главный документ о делопроизводстве, имеющий многоаспектное применение. Используется он в качестве базового плана при разработке инструкций, стандартов и правил по обеспечению управленческой деятельности.

Что такое унификация и унифицированные системы документации простыми словами? Это сокращение большого количества разновидностей типовых документов, приведение их к единой структуре, форме, языковой конструкции, обработке и хранению. Проведение ее необходимо для повышения качества работы и достижения информационной совместимости при обработке.

Целенаправленное действие

Эффективность достигается только при четком понимании желаемого результата. Основные цели унификации:

Данные цели применяются не только на производстве, но и в других сферах деятельности. Примеры унификации можно привести в:

Системы унификации

Унифицированные системы (УС) представляют перечень реквизитов, элементов, объектов, которые были установлены в соответствии с рассматриваемой деятельностью и необходимыми сопутствующими ей задачами. Виды унификации (УС) в России, связанные с документацией:

Разработка таких документов ведется министерствами и специализированными организациями.

Методы унификации

Что такое унификация? Это, прежде всего, оптимизация процесса, совокупность приемов, благодаря которым выполняются принципы и достигаются оптимальные решения поставленных задач.

В унификации, как и в схожей по своим характеристикам стандартизации, используются научно-практические методы:

Если учитывать, что унификация является частью стандартизации, то в процессе преобразования определенного вида деятельности в ее рамках могут использоваться все вышеперечисленные методы.

Систематизация помогает расположить объекты в определенном порядке, в результате чего образуется удобная система пользования. Чаще всего используют алфавитную систему расположения объектов.

Кодирование предполагает присвоение кода объекту классификации, которая, в свою очередь, подразумевает разделение множества объектов на подмножества с присвоением условного обозначения (классификатора).

Что такое в унификации типизация? Это определение оптимальных параметрических рядов по выбранному критерию и параметрам, благодаря чему будет достигнута высокая степень совпадения. Это разработка типовых конструктивных и организационных решений, что могут быть приняты за образец по ряду признаков.

Селекция заключается в отборе из классифицированных объектов конкретных, которые на основании анализа признаются целесообразными для применения в общественном производстве.

Агрегатирование применяется для создания объектов производства с последующим использованием. Идея метода заключается в организации выпуска изделий путем их сборки из ограниченного количества стандартных деталей, обладающих функциональной взаимосвязанностью.

Источник